Zautomatyzuj recepcję
Zredukuj koszty i zyskaj spokój

Kiosk hotelowy to samoobsługowe stanowisko, które pozwala gościowi wykonać wybrane czynności związane z pobytem bez konieczności oczekiwania przy recepcji. W zależności od konfiguracji może obsługiwać m.in. zameldowanie, weryfikację danych, płatność czy wydanie karty dostępu do pokoju.

Kiosk współpracuje z personelem hotelu, przejmując powtarzalne czynności i pozwalając pracownikom skupić się na obsłudze wymagającej bezpośredniego kontaktu z gościem.

Gość korzysta z ekranu dotykowego i jest prowadzony przez kolejne etapy procesu. System może wyszukać rezerwację, poprosić o niezbędne dane, przeprowadzić przez płatność oraz — w zależności od zastosowanego rozwiązania — umożliwić wydanie karty dostępowej do pokoju.

Cały proces jest zaprojektowany tak, aby był możliwie prosty i zrozumiały również dla osób, które korzystają z kiosku po raz pierwszy.

Tak. Jednym z podstawowych zastosowań kiosku hotelowego jest samoobsługowy check-in. Zakres obsługi zależy od konfiguracji kiosku oraz integracji z systemami wykorzystywanymi przez dany hotel.

Kiosk może przejąć znaczną część standardowego procesu zameldowania, dzięki czemu gość nie musi za każdym razem przechodzić całej procedury przy recepcji.

Tak. Kiosk samoobsługowy może stanowić dodatkową ścieżkę obsługi. Gość, który preferuje kontakt z pracownikiem, nadal może skorzystać z tradycyjnej recepcji.

Takie połączenie pozwala hotelowi obsługiwać różne grupy gości i jednocześnie ograniczać kolejki w godzinach największego ruchu.

Kiosk może być przygotowany do obsługi gości również poza standardowymi godzinami pracy recepcji. Dzięki temu część czynności może być realizowana samoobsługowo także w przypadku późnych przyjazdów.

Szczegółowy sposób działania poza godzinami pracy personelu zależy od organizacji hotelu oraz zastosowanych integracji.

Tak, kiosk może zostać wyposażony w moduł umożliwiający wydawanie kart dostępu do pokoju.

Możliwe rozwiązanie zależy od systemu kontroli dostępu stosowanego w hotelu. Przed wdrożeniem analizujemy wymagane integracje i sposób działania całego procesu.

Tak. Kiosk hotelowy może zostać wyposażony w terminal płatniczy i obsługiwać płatności związane z pobytem.

Tak. Kiosk nie musi działać według jednego, identycznego schematu w każdym obiekcie.

Możliwe jest dostosowanie procesu do specyfiki hotelu, zakresu obsługiwanych usług, wykorzystywanych systemów oraz sposobu organizacji pracy recepcji.

Tak. Wielojęzyczny interfejs jest szczególnie istotny w hotelach obsługujących gości zagranicznych.

Liczba dostępnych języków zależy od konfiguracji rozwiązania. Dzięki temu gość może przejść przez proces samoobsługowy w języku, który jest dla niego najbardziej zrozumiały.

Nie. Celem kiosku samoobsługowego jest maksymalne uproszczenie procesu.

Gość otrzymuje jasne komunikaty i jest prowadzony przez kolejne kroki na ekranie. Interfejs powinien ograniczać liczbę niepotrzebnych czynności i pozwalać przejść przez cały proces bez specjalistycznej wiedzy.

Tak. Kiosk może przejąć część powtarzalnych czynności wykonywanych podczas standardowej obsługi gościa.

W praktyce oznacza to mniej osób oczekujących przy recepcji i możliwość skierowania pracowników do zadań, które wymagają bezpośredniego kontaktu z gościem.

Efekt jest szczególnie widoczny w godzinach zwiększonego ruchu, podczas grupowych przyjazdów czy późnych check-inów.

Tak. Zakres funkcji może być szerszy niż samo zameldowanie.

W zależności od konfiguracji kiosk może być wykorzystywany również do obsługi płatności, sprzedaży dodatkowych usług, przekazywania informacji czy innych procesów samoobsługowych.

Ostateczny zakres funkcji można dopasować do potrzeb konkretnego obiektu.

Tak. Kiosk może prezentować gościowi dodatkowe usługi dostępne w hotelu, np. śniadanie, parking, późne wymeldowanie czy inne płatne udogodnienia.

Dzięki temu samoobsługowy proces może być jednocześnie dodatkowym kanałem sprzedaży.

Tak. Lobby jest jednym z naturalnych miejsc instalacji kiosku. Urządzenie powinno być jednak ustawione w miejscu dobrze widocznym i łatwo dostępnym, a jednocześnie nie może utrudniać komunikacji w przestrzeni recepcji.

Właściwe umiejscowienie kiosku ma duży wpływ na to, czy goście będą faktycznie z niego korzystać.

Może zostać wdrożony również w funkcjonującym hotelu. W takim przypadku kluczowe jest przeanalizowanie obecnych procesów recepcji, wykorzystywanego PMS, systemu dostępu oraz płatności.

Dzięki temu można określić, które elementy obsługi warto zautomatyzować i jak kiosk powinien współpracować z istniejącą infrastrukturą.

Wdrożenie rozpoczyna się od poznania potrzeb hotelu i jego obecnego środowiska technologicznego. Następnie ustalany jest zakres funkcji, wymagane integracje oraz sposób działania procesu samoobsługowego.

Po przygotowaniu rozwiązania kiosk jest instalowany i konfigurowany. Istotnym elementem wdrożenia jest również sprawdzenie działania wszystkich procesów oraz przygotowanie personelu do obsługi rozwiązania.

Tak, ale obsługa kiosku nie powinna być skomplikowana. Personel powinien przede wszystkim wiedzieć, jak działa proces samoobsługowy, jak pomóc gościowi oraz jak reagować w przypadku problemu.

Dobrze przygotowane szkolenie pozwala pracownikom szybko oswoić się z nowym narzędziem i wykorzystać je jako wsparcie codziennej pracy.

Tak. Wielkość hotelu nie jest jedynym czynnikiem decydującym o zasadności wdrożenia.

W mniejszym obiekcie kiosk może być szczególnie przydatny tam, gdzie personel jest ograniczony, recepcja nie działa całodobowo lub występuje dużo późnych przyjazdów.

Kluczowe jest dopasowanie zakresu automatyzacji do rzeczywistych potrzeb obiektu.

Tak. W takich obiektach możliwość samoobsługowej obsługi przyjazdu może być szczególnie przydatna.

Kiosk może przejąć część czynności, które w tradycyjnym modelu wymagałyby obecności pracownika. Dzięki temu można lepiej zorganizować obsługę późnych przyjazdów i ograniczyć konieczność angażowania personelu poza standardowymi godzinami.

Najważniejsze korzyści to przede wszystkim sprawniejsza obsługa gości, ograniczenie kolejek przy recepcji, odciążenie personelu oraz możliwość automatyzacji powtarzalnych czynności.

Kiosk może również zwiększyć dostępność samoobsługi poza standardowymi godzinami pracy recepcji i stworzyć dodatkowy kanał sprzedaży usług hotelowych.

Dla gościa najważniejsze są wygoda, szybkość i możliwość wyboru sposobu obsługi.

Osoba, która chce szybko zameldować się i udać do pokoju, może wykonać część czynności samodzielnie, bez oczekiwania w kolejce. Jednocześnie osoby preferujące kontakt z personelem nadal mogą skorzystać z tradycyjnej obsługi.

Cena zależy od konfiguracji urządzenia, zakresu funkcji, wymaganych integracji oraz dodatkowego wyposażenia, np. terminala płatniczego czy modułu wydawania kart.

Dlatego koszt najlepiej określić na podstawie konkretnego scenariusza wdrożenia. Inne wymagania będzie miał niewielki obiekt z kilkudziesięcioma pokojami, a inne duży hotel działający całodobowo.

Tak. Po poznaniu specyfiki obiektu, wykorzystywanych systemów oraz oczekiwanego zakresu funkcji można przygotować rozwiązanie dopasowane do potrzeb hotelu.

Warto rozpocząć od określenia, które procesy mają zostać zautomatyzowane i jakie integracje są wymagane.